1- در مرحله اول، مالک یا وکیل ملک (فرد دارای وکالت از طرف مالک یا مالکین)با ارائه مدارک زیر درخواست پروانه خود را در دفاتر خدمات الکترونیک شهر ثبت می کند:
اصل و کپی سند یا سندهای ملک، حضور همه مالکین یا یک نفر دارای وکالت از سایرین، کارت شناسایی (کارت ملی)، برگه تسویه‌حساب عوارض نوسازی شهرداری سال‌های گذشته و سال جاری
2- در مرحله قبل پرونده تشکیل شده و پس از تشکیل، می بایست بازدید صورت گیرد. در بازدید موارد مانند ابعاد ملک، عرض خیابان، بنای موجود، موقعیت مجاورین در صورت داشتن مواردی از قبیل پخ در بنا تعیین و گزارش می شود.
3- دستور نقشه طی یک اتوماسیون اداری برای ملک موردنظر صادر شده و اطلاعاتی از قبیل ابعاد باقی مانده ملک پس از اصلاحی های موردنظر شهرداری، مساحت پس از اصلاحی، تعداد طبقات و سطح اشغال هر طبقه در دستور نقشه ذکر می شود. معمولاً طبق پهنه‌ای که ملک در آن واقع‌شده، متراژ سند (نه متراژ وضع موجود زمین)و عرض گذر، حجم ساختمان شامل تعداد طبقات و سطح اشغال آن ها تعیین می گردد.
4- در این مرحله نقشه معماری بر اساس ضوابط مورد عمل شهرداری و دستور نقشه صادرشده برای ملک طراحی می گردد. مهم ترین مرحله در مراحل صدور پروانه، طراحی نقشه معماری است تا حداکثر توانایی طرح به لحاظ متراژ، تعداد پارکینگ و کیفیت فضاها ارائه شود.
5- پس از رفع ایرادات ضوابطی عنوان شده از سوی دفاتر خدمات الکترونیک و نهایی شدن نقشه معماری، از سوی واحد صدور پروانه هر منطقه عوارض تراکم شهرداری بر اساس متراژهای موجود در هر طبقه و نوع کاربری آن، محاسبه و تعیین می گردد.
6- بعد از گرفتن تأییدیه اداره درآمد منطقه شهرداری مبنی بر پرداخت و تسویه عوارض متعلقه، پروژه به مرحله پیش نویس پروانه می آید. در صورت لزوم (ساختمان بیش از 5 طبقه)گزارش آزمایش مکانیک خاک در این مرحله و هم زمان با تهیه نقشه‌های سازه، برق و مکانیک تهیه و از سازمان نظام مهندسی تأییدیه گرفته می شود.
7- درخواست تعیین ناظر در دفاتر خدمات ثبت و پس از عقد قرارداد با ناظر یا ناظرین باید برگه های سهمیه آن ها به انضمام قرارداد فی مابین را به عنوان ملاک تکمیلی پیش نویس پروانه به دفتر خدمات الکترونیک تحویل داد به علاوه برگه تعهد رعایت اصلاحی، تعهد اخذ تأییدیه نما و … نیز ازجمله مدارک پیش نویس است که باید صرفاً توسط مالک (نه وکیل)تهیه شود.
-پرونده‌هایی که متراژ زیر بنایی آن ها بیش از 2000 مترمربع باشد مشمول اجرای ماده 33 نظام مهندسی ساختمان می شوند. این یعنی نقشه‌های چهار رشته معماری، سازه، برق و مکانیک می بایست به‌صورت اجرایی با داشتن تمامی جزئیات (اصطلاحاً نقشه‌های فاز 2)ترسیم شده و از سوی سازمان نظام مهندسی ساختمان مورد تائید قرار گیرند. این پروسه زمان بر بوده و ممکن است چندین بار نقشه ها دچار اصلاح شوند. توصیه بر این است که در نقشه‌های اولیه (فاز یک)چنین پروژه هایی الزامات و ضوابط نظام مهندسی در نظر گرفته شود تا در صورت تبدیل نقشه ها به فاز 2 اصلاحات کمتر بوده و در زمان صرفه جویی گردد.
8- مدارک پیش نویس پروانه که باید توسط مالک تهیه و به دفتر خدمات الکترونیک ارائه شود شامل موارد زیر می باشد:
نقشه های سازه و تأسیسات برق و مکانیک به همراه برگه های سهمیه خدمات مهندسی (اصطلاحاً برگه سبز چهار رشته)ممهور به مهر مهندسین محاسب، قرارداد مالک و ناظر و برگه سهمیه ناظر، برگ تعهد رعایت اصلاحی، برگ تعهد تائید نما، فایل‌های نقشه های سازه، برق و مکانیک، چک لیست های مرتبط نظیر مبحث 19، مبحث 6 و بارگذاری، زلزله و غیره، برگه تعهد مشاور ژئوتکنیک و برگه تأییدیه گزارش خاک و چند مورد دیگر که بسته به پروژه‌های خاص ممکن است لازم شود.
9- پس از تائید نقشه های چهار رشته پروسه اخذ تأییدیه های دفتر خدمات الکترونیک، طرح تفصیلی و بر و کف،رئیس صدور پروانه، معاون شهرسازی و معماری و نهایتاً تأییدیه شهردار به‌صورت سیستمی انجام و پروانه ساختمان چاپ می شود.
ممکن است در مرحله اولیه و پس از صدور دستور نقشه، به دلایلی نظیر تعیین کد صفر ملک، عرض بیشتر در ورودی و از این قبیل نیاز به اخذ نظر شورای معماری هر منطقه بوده و حقوق ملک تثبیت شود.
10- نکته آخر اینکه زمان اعتبار پروانه ساختمان 2 سال از تاریخ صدور است که تا 2 سال دیگر هم قابل تمدید خواهد بود. مهلت اتمام عملیات ساختمانی هم برحسب متراژ و تعداد طبقات جدولی دارد. به‌عنوان یک معیار کلی حدود 4 سال در نظر گرفته می شود. ممکن است در حین ساخت به دلایل مختلف نقشه معماری اولیه تغییر کند. در این صورت مراحل مشابهی نظیر صدور پروانه اولیه اما به‌عنوان پروانه تغییر نقشه با تشکیل پرونده در دفتر خدمات الکترونیک مربوطه طی می‌شود و پروانه جدیدی صادر می‌گردد. در حین اجرا ممکن است مازاد بر متراژ پروانه، اضافه بنا داشته باشیم. در این صورت مراحل گواهی عدم خلاف طی می شود و در صورت عدم تجاوز از مقادیر مجاز خلاف عوارض معادل آن اخذ و گواهی عدم خلاف آن صادر می شود. در غیر این صورت در کمیسیون ماده 100 مطرح و معمولاً رای به تخریب داده می شود.
