1- قبل از هر چیز باید ببینید که مشاور املاکی که در آن اقدام به نوشتن قولنامه می‌کنید، از اتحادیه مجوز دارد یا نه. به علاوه حق بنگاه‌دار در قولنامه ذکر شود. همچنین از اسنادی که نزد مشاور املاک به امانت گذاشته می‌شود، در قرارداد نام برده شود.

2- سند ملک را شخصا ملاحظه کنید تا اطمینان حاصل کنید که ملک در وثیقه نباشد. همچنین اگر می‌خواهید خیالتان از بابت اینکه فروشنده آن ملک را فقط به شما فروخته راحت شود، می‌توانید از طریق کد رهگیری، پیگیری کنید که قبلا به فرد دیگر فروخته نشده باشد. علاوه بر این مشخصات مالی را که قصد خرید آن را دارید با آن چه در سند ذکر شده تطبیق دهید. اگر معامله بر سر خرید خانه است، دقت کنید که ملحقات و مشاعات ملک مانند آب و برق و پارکینگ و انباری و. در سند قید شده باشد.

3- اگر کسی که قولنامه را امضا می‌کند، وکیل و نماینده مالک است، مطمئن شوید که نمایندگی او قانونی است و حق امضا در این مورد خاص را دارد.

4- مالی که قصد خرید آن را دارید اگر از طریق ارث به فروشنده رسیده، حتما گواهی انحصار وراثت و تسویه حساب مالیات بر ارث را مشاهده کنید.

5- اطمینان پیدا کنید که فروشنده ممنوع‌المعامله نیست، در غیر این صورت قادر به انتقال سند رسمی به شما نخواهد بود.

6- تا زمانی که مال را دریافت نکرده‌اید یا سند به نام شما نخورده است، از پرداخت کل مبلغ خودداری کنید.

7- اگر قصد خرید ملکی را دارید که در حال حاضر مستاجر دارد، با فروشنده بر سر زمان و نحوه تخلیه ملک توافق کنید.

8- اگر مال، چند نفر مالک داشته باشد، همه آن‌ها باید زیر قولنامه را امضا کنند، مگر اینکه یک نفر از طرف همه آن‌ها وکالت داشته باشد.

9- نکته‌ای که باید به آن توجه کنید این است که در قولنامه ذکر کنید که اگر درباره مالی که به شما فروخته شده، فرد دیگری ادعای مالکیت کرد، مسوولیت جبران خسارت به عهده کیست.

10- نکته مهم دیگر این است که علاوه بر امضای فروشنده و خریدار و مهر بنگاه دار، دو نفر شاهد معتمد دو طرف، زیر قولنامه را امضا کنند تا از مشکلات احتمالی آینده پیشگیری شود. فراموش نکنید در قولنامه تاریخ و محل دفتر خانه‌ای را که باید فروشنده در آن سند ملک را به نام شما بزند حتما قید کنید.

11-هم‌چنین «اسقاط کافه خیارات» در قولنامه را فراموش نکنید؛ این بدان معنی است که راه برای هرگونه برهم زدن معامله توسط فروشنده بسته می‌شود.

12- امروزه نسخه‌های چاپی قولنامه وجود دارد. از نوشتن و امضا کردن قولنامه‌های دستی خودداری کنید. قولنامه باید در سه نسخه تنظیم شود. یک نسخه دست خریدار، یک نسخه برای فروشنده و یک نسخه نزد بنگاه دار می‌ماند.

اگر شما فروشنده هستید، قبل از اینکه به دردسر بیفتید از توان مالی خریدار برای پرداخت مبلغ معامله اطمینان حاصل کنید. هم چنین در صورتی که قرار است مبلغ معامله از طریق چک پرداخت شود، اگر چک خریدار برگشت بخورد، شما فقط می‌توانید تقاضای قیمت چک را بکنید و اختیاری درباره برهم زدن معامله ندارید. فقط یک راه وجود دارد و آن این است که شرط برهم زدن معامله را در صورت برگشت خوردن چک، در قولنامه بگنجانید.

علاوه بر این می‌توانید در قولنامه تصریح کنید که اگر در روزی که برای مراجعه به دفتر اسناد رسمی و تنظیم سند مشخص شده، خریدار حضور پیدا نکرد یا پول مورد نیاز را به همراه نداشت، معامله «منفسخ» شود. یعنی به خودی خود منتفی شود. حتی می‌توانید پا را از این هم فراتر بگذارید و قید کنید که اگر این اتفاق افتاد این مال را بدون نیاز به مراجعه به دادگاه به هر کس دیگری که بخواهید می‌فروشید.

اگر هر یک از دو طرف معامله به قول و قرارهای موجود در قولنامه عمل نکند، طرف دیگر می‌تواند تقاضای «وجه التزام» کند. وجه التزام نوعی جریمه برای کسی است که تعهد خود را انجام نداده و میزان آن در قولنامه قید می‌شود و می‌تواند به سه صورت باشد: هر یک از طرفین اگر تعهد خود را انجام ندهد، طرف دیگر وجه التزام را دریافت کند و معامله به هم می‌خورد. حالت دوم این است که علاوه بر اینکه مبلغ تعیین می‌شود، کسی که تعهد خود را انجام نداده باید جریمه را بدهد، اما معامله به قوت خود باقی است و تعهد عقب افتاده را باید انجام دهد.

یا اینکه توافق می‌کنند در روز مشخصی در دفترخانه حضور پیدا کنند، اگر هر کدام از دو طرف نیامدند، به ازای هر روز تاخیر، مبلغی به عنوان خسارت تعیین می‌شود.

نکته مهم این است که کسی که تقاضای وجه التزام می‌کند، باید خود به درستی تعهداتش را انجام داده باشد.

اگر در روز مقرر به دفتر خانه رفتید و از فروشنده خبری نبود، یک گواهی عدم حضور فروشنده از سردفتر بگیرید و به دادگاه مراجعه کنید. با تقدیم دادخواست به همراه گواهی، الزام فروشنده به حضور در دفتر اسناد رسمی و انتقال سند به نام خودتان را از دادگاه بخواهید. اگر باز هم فروشنده امتناع کرد، نماینده اجرای احکام به جای وی سند را امضا خواهد کرد.

همان‌طور که گفته شد، قولنامه یک سند عادی است. اما اگر درست و با توجه به نکات گفته شده تنظیم شود، به استناد آن می‌توانید به دادگاه مراجعه و حقوق مندرج در قولنامه را پیگیری کنید. با توجه به مفاد قولنامه، خریدار می‌تواند فروشنده را مجبور به تنظیم سند رسمی کند. فروشنده هم می‌تواند مبلغ پرداخت نشده معامله را از خریدار بگیرد.